من أهم الجوانب التى يجب تناولها فى اطار تقديم أنشطة الصندوق هى الجوانب الفنية للمشروعات التى يمولها الصندوق ويبلغ عددها 158 مشروعاً من خلال الدورات الأربعة للصندوق. والجوانب الفنية للمشروعات تشمل تصنيف المشروعات، البرامج الجديدة، المقررات الجديدة، تطوير اللوائح والبرامج، التعلم الالكترونى، المعامل الافتراضية، انشاء وتطوير المعامل، تكنولوجيا المعلومات والإتصالات، مصادر المعلومات، المراكز المتخصصة، توكيد الجودة والإعتماد، رفع الكفاءات والمهارات والتدريب، المؤلفات العلمية والنشر بالإضافة إلى الإدارة وإعادة الهيكلة. وسيتم تقديم الجوانب الفنية للمشروعات بتصنيفاتها المختلفة فيما يلى.

سبق الاشارة الى أن المجالات التى يقوم بتمويلها مشروع صندوق تطوير التعليم تندرج فى ثلاثة مجالات وهى الأكاديمى، والادارى، والتفاعل مع قطاعات الخدمات المجتمعية. ومن خلال هذه المجالات رأت ادارة الصندوق أن تقوم بتقسيم المشروعات الى قسمين الأول يحوى تصنيف الموضوعات حسب التخصصات العلمية المختلفة أما الثانى فيتم تقسيم المشروعات فيه حسب تصنيفها موضوعياً كالآتى:

قامت ادارة الصندوق بتقسيم المشروعات المائة وثمانية وخمسون والتى تم تمويلها بحسب التخصصات المختلفة الى ستة تخصصات رئيسية تضم خمسة وعشرين تخصصا فرعيا وهى موزعة كما هو بالشكل (3-1).

تخصص العلوم الأساسية شمل عشرين مشروعا كان لجامعة أسيوط سبق الريادة فى هذا المجال باجمالى ثمانى مشروعات.

تخصص العلوم الطبية والذى يشمل الطب، وطب الأسنان، الصيدلة، والتمريض هو صاحب النصيب الأكبر من تمويل المشروعات (42 مشروعاً) وكانت جامعة القاهرة تحوى أكبر عدد من المشروعات بعدد 8 مشروعات فى الطب تليها جامعة الاسكندرية بعدد 5 مشروعات.

تخصصى الزراعة/الطب البيطرى شمل 29 مشروعاً وكان أكبر قدر من المشروعات لمؤسسة تعليمية واحدة بكل من المجالين فى جامعة الأسكندرية بكليتى زراعة الشاطبى ودمنهور بعدد 8 مشروعات بينما حصلت كلية الطب البيطرى بأسيوط على ثلاث مشروعات.

تخصص العلوم الهندسية والذى يشمل الهندسة، الحاسبات والمعلومات، والكليات التكنولوجية فكانوا متساويان فى عدد المشروعات (29 مشروع) وكانت جامعة أسيوط الأولى فى الطب البيطرى بعدد أربع مشروعات أما القطاع الهندسى فكانت جامعة القاهرة سباقة بعدد 5 مشروعات تليها جامعة عين شمس بعدد 4 مشروعات .

تخصص العلوم الانسانية فانه رغم احتوائه على أكبر عدد من التخصصات المنبثقة منه (التربية، التربية الرياضية، التربية النوعية، التربية الموسيقية، اقتصاد منزلى، آثار، سياحة وفنادق، تجارة، قانون، فنون، فنون تطبيقية، كلية البنات، ادارة الجامعات، قطاع البعثات بالوزارة إلا أنه ضم سبعة وعشرين مشروعا فقط. ولم يزد عدد المشروعات عن 2 فى كل جامعة على أكبر قدر، وعدد الجامعات فى كل تخصص لم يزد عن 3 باستثناء تخصص التربية الذى ضم 6 جامعات وكان نصيب جامعة سوهاج فيه الأكبر بعدد مشروعين فقط. أما جامعة حلوان فقد تميزت بمشروعات متفردة فى تخصصات التربية الموسيقية والاقتصاد المنزلى واللتان تعتبران الوحيدتان بجامعات مصر.

شكل (3-1) تصنيف المشروعات حسب التخصصات

يوضح شكل (3-2) اثنى عشر تصنيفاً لمجالات المشروعات والتى يمكن أن تتداخل بمعنى أن أهداف المشروع يشمل أكثر من مجال. ويمكن ترتيب المجالات طبقاً لعدد مشروعاته على النحو التالى:

مجال تطوير البرامج/ اللوائح حظى بأعلى اهتمام بعدد مائة مشروع تنفذ فى خمس عشرة جامعة وتساوى نصيب جامعة القاهرة والاسكندرية فيهم بعدد ثلاثة عشر مشروعا وتليهما جامعة حلوان بعدد اثنى عشر مشروعا.

مجال التعلم الالكترونى كان الثانى فى الترتيب حيث يشمل تسعة وخمسين مشروعاً.

مجال التدريب وتنمية المهارات شمل عدد ثلاثة وثلاثون مشروع فى عشر جامعات وكانت جامعة الاسكندرية هى الأعلى نصيبا بعدد تسعة مشروعات.

مجال طرق التدريس الجديدة والتعلم الذاتى والآنى فشملت واحد وعشرين مشروعاً تضم احدى عشر جامعة وكان نصيب جامعة القاهرة هو الأكبر بعدد خمسة مشروعات.

مجال تكنولوجيا المعلومات والإتصالات فشمل ستة عشر مشروعاً موزعة على اثنى عشر جامعة.

مجال إعادة الهيكلة ونظم الادارة للتعليم العالى فيضم ثلاثة عشر مشروعا موزعة على سبعة جامعات كان نصيب جامعة الاسكندرية هو الأعلى بعدد أربعة مشروعات.

مجال البرامج الدراسية الجديدة واستحداث تخصصات أو شعب جديدة ضم عشر مشروعات موزعة على ثمان جامعات.

مجال توكيد الجودة فضم ثمانية مشروعات موزعة على خمس جامعات.

مجالات المعامل الافتراضية ومصادر المعلومات والإدارة فكانت الأقل من حيث عدد المشروعات وضمت خمس مشروعات فى أربع جامعات، أربع مشروعات فى ثلاث جامعات، وثلاثة مشروعات فى ثلاثة جامعات على التوالى.

شكل (3-2) تصنيف المشروعات حسب المجالات

مخرجات المشروعات

كان المستهدف فى خطة عمل الصندوق الأصلية المؤشرات التالية:

• عدد الدورات التى يتم فيها التقدم لمشروعات =5
• عدد المشروعات المستهدف تمويلها =176
• عدد البرامج الجديدة المستهدفة = 20-40
• عدد المقررات التى يتم تطويرها = 150-200
• عدد برتوكولات التعاون مع المؤسسات المجتمعية = 36

وذلك بإجمال تمويل يبلغ 12 مليون دولار تم زيادتها إلى 13 مليون دولار.

وفى ضوء ما تم تحقيقه حتى ديسمبر 2006، فإن المؤشرات للمخرجات تشمل الآتى:

• عدد الدورات التى يتم فيها التقدم لمشروعات =4
• عدد المشروعات التى تم تمويلها =158
• عدد البرامج الجديدة = 40 (5 على مستوى البكالوريوس، 25 على مستوى الدراسات العليا)
• عدد المقررات التى تم تطويرها = 509 (تمت من خلال 82 مشروعاً)
• عدد اللوائح التى تم تطويرها = 54 (10على مستوى البكالوريوس، 44 على مستوى الدراسات العليا)
• عدد مقررات التعلم الإلكترونى = 518 من خلال 70 مشروعاً (313 تعمل بنظام إدارة مقررات إلكترونية من خلال 49 مشروعاً)
• عدد معامل المحاكاة = 71 تجربة إفتراضية
• عدد المعامل التى إنشاؤها وتطويرها= 123 من خلال 123 مشروعاً تشمل 51 معمل كومبيوتر، 70 معمل متخصص)
• عدد مشروعات تكنولوجيا المعلومات والإتصالات = 17 مشروعاً
• عدد مشروعات مصادر المعلومات والمكتبات = 6 مشروعات
• عدد المراكز المتخصصة بالجامعات= 27
• عدد أنظمة توكيد الجودة والإعتماد=15 يتم تنفيذها من خلال 8 مشروعات فى تسع جامعات
• عدد أنظمة الإدارة وإعادة الهيكلة = 16
• عدد المشروعات التى قامت بتقديم مؤلفات ونشر علمى=57
• عدد برتوكولات التعاون المُفعَّلة مع المؤسسات المجتمعية = 37
• عدد الوحدات ذات الطابع الخاص التى انشأت لضمان استمرارية المشروعات= 64

وقد بلغ تمويل تلك المخرجات 11،112،905 مليون دولار حتى تاريخه.

ويتضح مما سبق أن الإنجاز الذى تم تحقيقه فعلياً بالجامعات يزيد بكثير عن المستهدف وبتمويل متقارب مما يدل على مردود الاستثمار Gain back أو ربحية التكلفة Cost Benefit وكذلك كفاءة توجيه المصروفات Cost Effectiveness.

أعلى

 

 

أنشطة الصندوق فى متابعة وتقييم المشروعات

وضع الصندوق نظام متابعة للمشروعات الممولة كآلية مقننة للمتابعة والتقويم للمشروعات للتأكد من جودة تنفيذ أنشطة تلك المشروعات وتحقيق مخرجاتها طبقا للضوابط و الأسس المرجعية المحددة. تقوم إدارة الصندوق بإستمرار بمراجعة نظام المتابعة بإستمرار وفق إحتياجات العمل و تقدم أداء المشروعات الممولة ومتابعة البنك الدولي و يتم نشر المعلومات الخاصة بالمتابعة على الموقع واتاحتها للفئات المستفيدة. وقد شملت مخرجات نظام متابعة وتقييم المشروعات الممولة حتى 31/12/2006 ما يلى:

· 4 إصدارات لدليل واستمارات المتابعة (اخرها نسخة يوليو 2005).

· عدد المشاركين فى إدارة و تنفيذ المشروعات من الأكاديميين و الخبراء 3540.

· مراجعة و تقييم 787 تقريردوري فنى ومالى للمشروعات الممولة.

· مراجعة و تقييم 61 تقرير فنى نهائى للمشروعات التى تم تسليمها بالفعل والمشروعات الجارى تسليمها.

· عقد 115 إجتماع مع مديري المشروعات الممولة.

· إجراء 240 زيارة ميدانية للمشروعات الممولة وعقد 75 اجتماع للتنسيق والمتابعة.

· الإنتهاء من إجراءات تسليم وتسلم عدد 83 مشروع.

· الموافقة علي مد فترة تنفيذ 53 مشروع ما بين 3 إلى 9 شهور و ذلك بدون تمويل إضافى و ذلك لإضافة بعض المخرجات .

· متابعة سفر عدد 63 فرد من فرق إدارة وتنفيذ المشروعات الممولة ( للتدريب – حضور مؤتمرات بالخارج – تطوير برامج أكاديمية).

· متابعة مشاركة51 خبيراً دولياً في أنشطة التطوير بالمشروعات الجارى تنفيذها (للتدريب – تقييم الخبراء – تطوير برامج أكاديمية – اعمال استشارية).

· تغيير فريق إدارة 8 مشروعات (4 مشروعات نظراً لسفرمدير المشروع إلى الخارج و4 مشروعات نتيجة تعثر الفريق الأصلى فى تنفيذ المشروع).

· تشكيل فريق لتحديث موقع الصندوق على شبكة المعلومات الدولية و متابعة إنشاء قاعدة البيانات الخاصة بالصندوق و متابعة حفظ مستندات الصندوق (مرفق تقرير خاص بالأنشطة الإلكترونية الجارى تنفيذها فى الصندوق).

· متابعة أنشطة التنسيق/التكامل بين المشروعات فى كليات علوم أسيوط، هندسة القاهرة، طب قصر العينى، زراعة الأسكندرية وهى الكليات التى يتم تمويل عدد من مشروعات تطوير التعليم يزيد عن 5 مشروعات.

· عقد 4 ورش عمل خاصة بالتنسيق/التكامل بين المشروعات فى قطاعات العلوم، الهندسة، الطب، الزراعة.

· متابعةالدراسات الإحصائية الأولية النوعية فى كلية الطب بجامعة الزقازيق كنموذج لدراسة الأثر و المردود من مشروعات التطوير Impact Assessment .

· وضع تصور خاص بمتابعة خطط إستمرارية المشروعات.

ويوضح شكل (3-3) توزيع الزيارات الميدانية والإجتماعات لمشروعات الدورات الأربعة ، بينما يوضح شكل (3-4) توزيع المشاركين فى تنفيذ المشروعات بالجامعات حسب الدرجات العلمية.

ضبط الجودة

شملت آليات ضبط الجودة العديد من الضوابط للحصول على منتج نهائى ذو جودة عالية. ويوضح الجدول التالى تكرار تلك الآليات فى تنفيذ المشروعات الممولة من الصندوق. وقد استلزمت بعض التخصصات الدقيقة سفر بعض أعضاء هيئة التدريس إلى الخارج للاشتراك فى مؤتمرات دولية يتم على هامشها لقاء بعض الخبراء المتخصصين للإفادة بالرأى والمشورة. وكذلك الاستفادة من الجموع العلمية فى المؤتمرات الدولية بالإضافة إلى التدريب على تقنيات حديثة للمساهمة فى رفع جودة المنتج النهائى. ويوضح شكل (3-5) عدد أعضاء هيئة التدريس الذين سافروا للخارج لتلك الأغراض. بالإضافة إلى ذلك، فقد تم الاستعانة بخبراء أجانب لتقييم الجوانب الفنية للمخرجات العلمية. ويوضح شكل (3-6) عدد الخبراء الذين قاموا بأنشطة فى هذا الإطار من البلدان المختلفة.

آليات ضبط الجودةQuality Control Mechanisms
التدقيق Auditing		مراجعة النظير Peer Reviewing		الموافقات والاعتماد Approvals and Certifications
داخلي Internal	خارجي External	داخلية Internal	خارجية External
133	98	131	104	56

 

أعلى

تقييم أداء المشروعات

تم تقييم أداء المشروعات طبقاً لأسس مرجعية مرتبطة بمؤشرات الأداء للإنتهاء والنجاح والتأثير ويمكن إيجازها على النحو التالى:

• إتجاه المشروع نحو الأهداف المرجوة والمحددة بخطة المشروع
• الحصول علي المخرجات المستهدفة طبقا للمرحلة الزمنية الحالية للمشروع وبالجودة المطلوبة.
• مواكبة البرنامج الزمني لتنفيذ الأنشطة.
• كفاءة تنفيذ الأنشطة من حيث المنهجية والإعداد والتنفيذ والتكلفة والتوقيت.
• أعمال المتابعة الفنية لأداء المشروع وتحقيق مؤشرات النجاح والإنهاء والتأثير المدرجة بخطة المشروع والتطبيق علي المستفيدين من التطوير.
• كيفية التعامل لإدارة المشاكل والصعوبات والعقبات والتي قد يكون واجهها المشروع في المرحلة السابقة والخطط للحاق بالبرنامج الزمني في حالة تأخره.
• أعمال المراقبة المالية علي المصروفات.
• التعريف بالمشروع والإعلان الفعال عن أنشطة ومخرجات المشروع.
• أسلوب ضمان ضبط الجودة علي المخرجات.
• الإجراءات التي تم إتخاذها لضمان إستمرارية المشروع.
• مدي ملائمة المكان المخصص لتنفيذ المشروع.
• مدي الملائمة والإستفادة من الأجهزة التي تم شراؤها من ميزانية المشروع.
• مقدار التمويل المساهم من الجهة المستفيدة بالمشروع.
• كفاءة أسلوب إدارة المشروع وإشتراك كافة الكوادر في أعمال المشروع.

وبناءً على تساؤلات واستفسارات متعددة بخصوص الملكية الفكرية لمخرجات المشروعات فقد تم الاستعانة بالخبراء القانونين فى هذا المجال والذين قاموا بصياغة البنود المنظمة بهذا الخصوص وتم إدراجها كجزء من تعاقدات المشروعات بحيث تؤول الملكية إلى الجامعة مع الإحتفاظ بالملكية الفكرية لفريق إدارة المشروع.

 

 

تم إنشاء نظام التكامل والتنسيق بين مشروعات تطوير التعليم العالى وتفعيله ومتابعته لتحقيق احد الاهداف الرئيسية لصندوق مشروع تطوير التعليم العالى وهو التعاون بين المشروعات المشتركة فى مجال التخصص (التكامل الافقى) وبين المشروعات فى نطاق نفس الجامعة أو المؤسسة التعليمية الواحدة (التكامل الرأسي). تهدف عملية التكامل بين المشروعات الى توسيع نطاق فائدة المشروعات وتعظيم أثرها للتطوير داخل مؤسسات التعليم العالي وتم تفعيل التعاون بين المشروعات لتحقيق أهداف محددة:

النشر والتوعية بأهداف كل مشروع وأنشطته ونواتجه لكل المشروعات الأخرى.

2. نقل الخبرة والمعرفة بين المشروعات والتخصصات العلمية والجامعات

3. زيادة نطاق وعدد المستفيدين من المشروعات

4. تقوية الروابط والتبادل المشترك للمنفعة بين المشروعات المختلفة

5. بناء جسور من التعاون تضمن استمرارية أفضل للمشروعات بعد انتهاء تمويلها.

وفى هذا الاطار فقد تم اتخاذ الإجراءات التالية

· عقد 6 اجتماعات تحضيرية.

· عقد 14 ورشة عمل لمجموعات فرعية بأربعة قطاعات تعليمية (العلوم الأساسية، الزراعة/الطب البيطرى، العلوم الطبية، الهندسة).

· عقد 4 زيارات واجتماعات رئيسية للتنسيق وتفعيل التكامل فى 4 كليات تمثل الاربعة قطاعات ( كلية العلوم – جامعة أسيوط ، كلية الزراعة بالشاطبي – جامعة الاسكندرية ، كلية طب قصر العيني – جامعة القاهرة ، كلية الهندسة – جامعة القاهرة)، تلاها العديد من الاجتماعات للتنسيق والدعم والمتابعة.

· عقد 4 ورش عمل متخصصة (العلوم الاساسية فى جامعة أسيوط، الزراعة/الطب البيطري فى جامعة الاسكندرية، الطب والعلوم الصحية فى جامعة القاهرة، الهندسة فى جامعة القاهرة).

· التحضير لورشة عمل للتكامل والتنسيق بين المشروعات فى مجال التعليم الالكترونى.

ومن أهم نتائج ورش العمل:

· النشر والتوعية حول المشروعات بالتخصصات المختلفة.

· تبادل الخبرات وتعظيم فائدة مخرجات المشروعات.

· عرض وتقييم تجارب التكامل والتنسيق بين المشروعات فى الكليات والقطاعات التعليمية.

· إشراك لجان القطاعات التعليمية فى تقييم واستمرارية مشروعات تطوير التعليم العالي.

وقد شملت الانجازات فى مجال التنسيق والتكامل إعداد خطط عمل لتحقيق التكامل بين مشروعات تطوير التعليم العالي يمكن إيجازها على النحو التالى:

أعلى

1- التكامل/ التنسيق بين مشروعات قطاع العلوم الأساسية:

· تبادل الخبرات المكتسبة والموارد التعليمية. وتمت بين مشروعات (B-099-P1, B-097-Q0, B-051-10, C-093-Q0, C-067-I0, B-048-I0, B-104-H0, C-065-I0).

· تبادل تجارب المختبرات الإفتراضية وتمت بين مشروعى (B-099-P1, B-097-Q0).

2- التكامل/ التنسيق بين مشروعات كلية العلوم – جامعة أسيوط:

(C-067-I0 , B-046-I0 , B-048-I0 , B-051-I0 , C-061-I0 , D-088-I0 , D-090-I0 , MAC/Tempus , QAAP).

·ورش عمل عن استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات فى التعليم بالاشتراك بين مشروعات(B-051-I0 , A-082-I0 , FLDP).

(C-065-I0 , B-046-I0 , B-048-I0 , B-051-I0 , C-067-I0 , D-095-I0, MAC/Tempus).

(A-082-I0, B-048-I0, C-067-I0 and D-088-I0 C-065-I0 , B-046-I0)

C-067-I0).

3- التكامل/ التنسيق بين مشروعات قطاع الزراعة/الطب البيطري:

· إنشاء المركز المصري لسلامة الغذاء وصحة الانسان وتقديم دورات تدريبية من خلال مشروع (C-068-I0).

· ورش عمل عن الطرق الحديثة للتشخيص من خلال مشروع (D-071-T1).

· تبادل الموارد التعليمية بين مشروعى (B-87-L0 , D-071-T1) وكذلك بين مشروعات (C-016-H0 , D-033-L0 , D-043-N0 , C-036-K0).

· تبادل المقررات المطورة بين مشروعات (C-016-H0, D-033-L0, D-043-N0, C-036-K0)

4- التكامل/ التنسيق بين مشروعات كلية الزراعة – جامعة الاسكندرية:

· استخدام معمل الطاقة الشمسية فى التدريب الصيفي للطلاب (D-095-H0).

· انشاء محطة أرصاد جوية و إصدار نشرة شهرية بمتوسط بيانات الأرصاد الجوية اليومية: درجة الحرارة - شدة الأشعاع (A-026-H0 , A-095-H0).

· عقد عدة ورش عمل عن توصيف المقررات وتقارير المقررات (ممثلي المشروعات ، QAAP).

· الموافقة من مجلس الكلية على إنشاء وحدة التعليم الإلكتروني بكلية الزراعة – جامعة الأسكندرية لنشر الوعى والتدريب واعداد المقررات و على انشاء مركز للتعليم المستمر.

بعض أعضاء اللجان العلمية لقطاعى الزراعة والطب البيطرى فى مؤتمر التكامل/التنسيق بجامعة الأسكندرية

 

· بدء انشاء شبكة الياف ضوئية للإتصالات بكلية الطب – جامعة طنطا.

· عقد ورشة عمل عن مكافحة العدوى بالمستشفيات (نوفمبر 2006 – جامعة طنطا).

· ادخال مقرر الطب القائم على الدليل (B-120-J0) ضمن مقررات كلية الطب – جامعة القاهرة.

· تدريب الفنيين من كل الجامعات والمراكز الطبية على صيانة الاجهزة الطبية واجهزة المعامل بمركز التدريب بجامعة الاسكندرية (C-096-H0)

6- التكامل/ التنسيق بين مشروعات كلية طب القصر العيني – جامعة القاهرة:

· بدء إنشاء شبكة الياف ضوئية للأتصالات بكلية الطب – جامعة القاهرة.

· الشراء والاستخدام المشترك للأجهزه (A-107-J0, C-081-J0) .

7- التكامل/ التنسيق بين مشروعات القطاع الهندسى:

· تبادل الخبرات المكتسبة والموارد التعليمية والتعاون فى مشروعات التخرج للطلبة

(A-253-J0 , A-045-J0 , A-085-I0).

· التكامل فى اعداد مقررات الآنشاءات وميكانيكا التربة لمرحلة البكالوريوس بين مشروعى

(A-072-K0 , C-044-T0).

· التنسيق والتكامل فى اعداد مقررات المساحة بين مشروعات

(A-069-G0 , A-028-T0 , D-067-T1).

· الشراء المشترك لخادمserver وتدعيم شبكة الألياف الضوئية للاتصالات بكلية الهندسة – جامعة القاهرة.

· المشاركة فى البرامج والموارد التعليمية (A-253-J0 , A-045-J0).

للتشجيع ودعم بدء عملية التكامل والتنسيق بين مشروعات تطوير التعليم داخل كل جامعة من الجامعات تم دعوة السادة مديري وحدات ادارة المشروعات بالجامعات للمشاركة فى الاجتماع الثالث عشر لمجلس ادارة صندوق مشروع تطوير التعليم العالى فى 4 مايو 2006 وتم توجيه خطاب اليهم بهذا الشأن فى 11 مايو 2006 لبدء انشطة التنسيق والتكامل بين المشروعات داخل كل جامعة.

· جامعة الفيوم: استخدام شبكة الألياف الضوئية والبنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات (B-113-J1 , ICTP). وقد شملت كذلك التدريب على مبادئ تكنولوجيا المعلومات والاتصالات (B-113-J1 , D-146-G1 , ICTP)

· جامعة الزقازيق: إعداد منهج تحقيق تكامل مشروعات التطوير التى تمت داخل جامعة الزقازيق.

تسليم/تسلم المشروعات

1. يتم تشكيل لجنة تضم ستة أعضاء على النحو التالى

§ عضو من الجامعة.

§ عضو من الكلية/القسم.

§ مدير وحدة إدارة المشروعات بالجامعة.

§ عضو خارجي متخصص في مجال المشروع تختاره إدارة الصندوق.

§ عضو من قبل إدارة الصندوق-فريق متابعة المشروعات.

§ مدير إدارة المشروع (المدير التنفيذى).

وتختص هذه اللجنة بالمهام التالية:

1) الإشراف علي أعمال استلام وتسليم مخرجات المشروع ومكوناته في ضوء عقد المشروع والتقرير النهائي .

2) مراجعة التقرير النهائي والذى يجب أن يشمل العناصر التالية:

‌أ- الجزء الفنى من التقرير مدعماً بالوثائق متضمناً الآتى:

§ ملخص المشروع

§ ما تم تحقيقه مقارنا بالمستهدف في مقترح المشروع.

§ أهم الإنجازات والمخرجات.

§ أهم المشاكل والعقبات وكيف تم مواجهتها.

§ إجراءات توكيد الجودة التي اتخذت.

§ تقييم من قبل فريق إدارة وتنفيذ المشروع.

§ تقييم من قبل القسم/الكلية.

§ تقييم من قبل المتخصصين للمشروع ( Peer Reviewers) .

§ تقييم من قبل المستفيدين للمشروع.

§ تقرير عن تأثير المشروع على التطوير الأكاديمى/المؤسسى لمنظومة التعليم العالى Impact Assessment

§ خطة الاستفادة الكاملة من الأجهزة والمعدات الخاصة بالمشروع بعد انتهائه

§ إجراءات ضمان الاستمرارية للمشروع.

ب - الجزء المالى من التقرير مدعماً بالمستندات شاملاً التمويل المساهم (Co-financing).

2. يتم عقد مؤتمر علي مستوي الجامعة يدعي إليه المتخصصون في مجال المشروع والمستفيدون منه وأعضاء اللجنة السابق ذكرها. ويقوم فريق إدارة المشروع فى هذا المؤتمر بعرض إنجازات المشروع ومخرجاته للحصول على آراء الحضور (Feed Back).

3. تقدم اللجنة ملاحظاتها فى تقرير مفصل يتم تقديم صور منه إلى مدير المشروع و إلى إدارة الصندوق وإلى وحدة إدارة المشروعات بالجامعة.

4. يقوم مدير المشروع بإعادة تقديم التقرير في صورته النهائية بعد الأخذ في الاعتبار جميع الملاحظات المحددة فى تقرير اللجنة.

5. فى ضوء اعتماد اللجنة للتقرير النهائى بعد عمل التعديلات اللازمة من قبل مدير المشروع يتم صرف باقى المستحقات المالية الخاصة بالمشروع والتى لم يتم صرفها.

ثانياً: الإجراءات المالية للتسليم والتسلم والتسويات الختامية:

1. في التقرير قبل الاخير يقوم مدير المشروع بتحديد الاحتياجات المالية الفعلية المطلوب صرفها خلال الربع القادم والاخيرعلي ان يقوم المتابع الفني للمشروع بمراجعة تلك الاحتياجات علي انها جزء أساسي من أنشطة المشروع ويتم ارسال المستندات المعدة للصرف لاجراء التحويل المالي بقيمة المطلوب صرفة بالفعل.
2. يتم التحويل المالي طبقاً لتلك الاحتياجات علي ان يقوم المسئول المالي للمشروع بتحرير الشيكات وصرفها بالكامل ويتم أقفال حساب البنك بعد هذه العملية.
3. يقوم مدير المشروع بأخطار إدارة الصندوق بأفقال الحساب البنكي مع ارسال أخر تسوية بنكية وكشف حساب البنك بما يفيد ذلك وكذلك مستندات الصرف عن هذا الربع لاجراء المراجعة بأدارة الصندوق.
4. يتم تسوية كافة المبالغ النقدية (دولار- أسترليني – يورو) سواء للسفر للخارج او شراء أجهزة ومعدات بالمستندات المؤيدة.
5. في ضوء أعتماد ادارة الصندوق التسوية المالية والنهائية يتم توقيع محضر الاستلام النهائي للمشروع (فني – مالي) ويسلم للجامعة بمعرفة لجنة التسليم والتسلم.

 

أعلى

أعلى

في إطار متابعة استمرارية المشروعات الممولة من صندوق مشروع تطوير التعليم العالي والتى تم تسليمها إلى الجامعة بعد إنتهاء تنفيذها، يتم إصدار قرار من رئيس الجامعة بتشكيل لجنة متابعة من قبل الجامعة فى مجال المشروع تضم:

§ عضو من الجامعة.

§ عضو من القسم / الكلية.

§ مدير الفريق التنفيذى لاستمرارية المشروع (أو من ينوب عنه بتكليف من الجامعة).

§ أى أعضاء آخرين ترى الجامعة ضرورة لضمهم ضمن لجنة متابعة استمرارية المشروع.

للعمل مع أعضاء لجنة متابعة المشروعات بإدارة الصندوق وتشمل مهام هذه اللجنة:

1. متابعة خطة الاستمرارية المعتمدة فى محضر تسليم / تسلم المشروع.

2. إجراء تقييم كمى يشمل:

- عدد المشاركين فى أنشطة المشروع من داخل أو خارج الكلية/الجامعة.

- عدد المستفيدين من المشروع.

- عدد المستخدمين للأجهزة التى تم شراؤها من خلال المشروع.

- قيمة التمويل المقدم من الكلية أو من جهات أخرى.

- التجهيزات والمعدات التى أضيفت خلال مدة الاستمرارية.

- تقييم الأداء من خلال الأطراف المشاركة فى استمرارية المشروع.

- عدد المستفيدين من المشروع.

3. إجراء تقييم نوعى يشمل:

- آليات تنفيذ أنشطة الاستمرارية.

- المتابعة من قبل الكلية/ الجامعة.

- استحداث أنشطة داخلية للمشروع.

- وجود آليات لاستمرار التطوير.

- تقييم الأداء للاستمرارية فى ضوء الأسس المرجعية التالية:

§ إتجاه المشروع نحو الأهداف المرجوة والمحددة بخطة استمرارية المشروع.

§ الحصول علي المخرجات المستهدفة طبقا للمرحلة الزمنية الحالية لاستمرارية المشروع وبالجودة المطلوبة.

§ مواكبة البرنامج الزمني لتنفيذ الأنشطة ببرنامج الاستمرارية.

§ كفاءة تنفيذ أنشطة الاستمرارية من حيث المنهجية والإعداد والتنفيذ والتكلفة والتوقيت.

§ أعمال المتابعة الفنية لأداء استمرارية المشروع وتحقيق مؤشرات النجاح والإنهاء والتأثير المدرجة بخطة استمرارية المشروع والتطبيق علي المستفيدين من التطوير.

§ كيفية التعامل لإدارة المشاكل والصعوبات والعقبات والتي قد يكون واجهها تنفيذ أنشطة استمرارية المشروع في المرحلة السابقة والخطط للحاق بالبرنامج الزمني في حالة تأخره.

§ التعريف بالمشروع والإعلان الفعال عن أنشطة ومخرجات استمرارية المشروع.

§ أسلوب ضمان ضبط الجودة علي المخرجات المدرجة بخطة الاستمرارية.

§ مدي ملاءمة المكان المخصص لتنفيذ خطة استمرارية المشروع.

§ مدي الملاءمة والاستفادة من الأجهزة التي تم شراؤها من ميزانية المشروع خلال فترة الاستمرارية.

§ مقدار التمويل المساهم من الجهة المستفيدة من استمرارية المشروع والأطراف الأخرى ذات الصلة بالمشروع.

§ كفاءة أسلوب إدارة استمرارية المشروع واشتراك كافة الكوادر في أعمال الاستمرارية.

ويتم فى هذا الإطار إجراء زيارتين لمتابعة الاستمرارية من قبل فريق متابعة الصندوق والاستشاريين فى مجال التخصص الذين يستعين بهم الصندوق بالإضافة إلى المتابعة المستمرة من الجامعة لتقديم تقرير بهذا الخصوص.

ومن تقييم التجربة فى الفترة السابقة، فإنه يجب مناقشة آليات متابعة الأقسام العلمية والكليات بالجامعات على مستوى المجلس الأعلى للجامعات حيث أنه لا يوجد ما يلزم فرق إدارات إستمرارية المشروعات باستثناء التزاماتهم الشخصية. ولذلك تحرص إدارة الصندوق على استيفاء خطط الاستمرارية المدرجة بمقترح المشروع الأصلى بالإضافة إلى تقديم خطة عمل Action Plan خلال السنة التى تتبع تسليم المشروع. بالإضافة إلى ذلك يتم توقيع محضر تسليم/تسلم المشروعات من أعضاء لجنة الاستلام واعتماد المحضر من قبل مدير المشروع ورئيس الجامعة ومدير الصندوق ليصبح بمثابة تعاقداً جديداً للالتزام بخطة الاستمرارية.

توزيع ميزانية المشروعات على الجامعات

 

شكل (3-9) توزيع المشروعات علي الجامعات.

 

شكل (3-10) توزيع تمويل المشروعات علي الجامعات

تم تقسيم المشروعات المموله الي 7 قطاعات وهي :

1. قطاع العلوم الأساسية: ويشمل كليات التربيه والآداب والتجارة والحقوق والتربية النوعية والآثار والآقتصاد المنزلي والتربية الرياضية وكلية البنات ومعهد الطفولة والتربية الموسيقية.
2. القطاع الطبي : ويشمل الطب والصيدله والتمريض وطب الأسنان ومعهد البحوث الطبية ومركز الكلي والمعهد العالي للصحة العامة.
3. القطاع الهندسي: ويشمل كليات الهندسة والحاسبات والمعلومات والفنون التطبيقية .
4. القطاع الزراعي والبيطري: ويشمل كليات الزراعة والطب البيطري .
5. قطاع العلوم الأساسية: ويشمل كليه العلوم.
6. المشروعات المنوطه بإعاده الهيكله والتنميه الإداريه: وتشمل مشروع تطوير البعثات بوزاره التعليم العالي والبحث العلمي ومشروعات معهد أبحاث السكر ومعهد الدراسات العليا والبحوث ومركز تكنولوجيه المعلومات وأداء الجوده وإداره الفنادق وإستراتيجيه جامعه الآسكندريه ونظام المعلومات بجامعه الفيوم .
7. مشروعات الكليات التكنولوجية: وهي الكلية التكنولوجية بالصحافة وقويسنا والمحلة الكبرى والمطرية وبورسعيد .

ويوضح شكل (3-11) توزيع التمويل بالمشروعات علي القطاعات المختلفة.

شكل (3-11) يوضح توزيع التمويل علي التخصصات.

أعلى

يوضح الشكل التالى الهيكل التنظيمى المحاسبى والسياق الخاص بالدورة المالية المعمول بها فى مشروعات صندوق تطوير التعليم العالي. ويتكون هذا الهيكل للدورة المالية من خمسة وحدات أساسية يمكن إيجازها على النحو التالى:

• الوحدة الأولي: وهي التى تختص بالمشروعات حيث تتم فيها دراسة التقارير المالية وخطة التمويل والمتطلبات المالية للمشروعات من خلال فريق إدارة المشروع ثم تتم مراجعة المعاملات المالية من خلال محاسب المشروع، بعد ذلك تتم مخاطبة الصندوق من خلال مدير المشروع.
• الوحدة الثانية: وهي خاصة بوحدة إدارة المشروعات بالجامعة حيث تتم مراجعة المشتروات والتقارير المالية للمشروعات من خلال محاسب الوحدة ومدير وحدة إداراة المشروعات ويعقبها اعتماد مدير الوحدة للتقرير المالي قبل إرساله لإدارة الصندوق .
• الوحدة الثالثة: وهي خاصة بمراجعة التقارير ماليا حيث يتم استلام التقارير المالية من المشروعات وتتم عملية المراجعة المالية طبقا لقواعد البنك الدولى ويتم عمل تقرير مالى بالملاحظات التى يجب استيفائها من المشروع ان وجدت وفى حالة عدم وجود ملاحظات يتم عمل التحويل المالى للمشروع اذا كانت احتياجات المشروع تتطلب ذلك. ويتم ارسال صورة من التقرير المالى الذى تمت مراجعته للمدقق المالى لعمل تقرير مجمع باجمالى التحويلات والمصروفات للمشروع والشكل التالى يوضح الدورة المحاسبية للصندوق. وتتم عملية التحويل المالى للمشروع بالعملة المحلية بناء على طلب من مدير المشروع بتحويل الدفعة المطلوبة.
• الوحدة الرابعة: وهى الوحدة الحسابية بوحدة إدارة المشروعات والذى يقوم بإجراء كافة التحويلات المالية فى ضوء اعتماد إدارة الصندوق لطلب التحويل المقدم من مدير المشروع.
• الوحدة الخامسة: وتتمثل فى مكتب المراجعة المكلف من قبل البنك الدولى والذى يقوم بمراجعة مستندات الصرف والتقارير المالية الدورية للمشروعات وكذلك إجراءات الصرف والتوريدات. وتتم عملية المراجعة كل ستة أشهر ويتم من خلالها تقديم بتقرير شاملاً الملاحظات والاستفسارات، وتقوم إدارة الصندوق بالرد على تلك الملاحظات مصحوبة بالمستندات اللازمة والمؤيدة للرد.

الهيكل التنظيمى للأعمال المالية بمشروعات صندوق تطوير التعليم العالي

 

أعلى

 

يوضح الشكل التالى الدورة المحاسبية لمشروعات صندوق تطوير التعليم العالي حيث تشمل الدورة المحاسبية إلي ثلاث مراحل:

المرحلة الأولي: وتمثل مرحلة إعداد النظام المحاسبي حيث تم إعداد نظام مالي ومحاسبي للمشروع وإعداد النماذج والتقارير المالية التي تدعم هذا النظام ثم تم تدريب محاسبي المشروعات ومحاسبي إدارة وحدات إدارة المشروعات بالجامعات على النظام المحاسبي الخاص بالصندوق.

المرحلة الثانية: وتمثل مرحلة إعداد ومراجعة التقاريرالمالية وتتضمن الخطوات التالية:

- يقوم محاسبي المشروعات بالتعاون مع فريق إدارة المشروعات بإعداد التقارير الدورية المالية للمشروعات واعتمادها من مدير المشروع لتسليمها لإدارة الصندوق وتقديم نسخة لوحدة إدارة المشروعات بالجامعة.

- يقوم محاسب الصندوق بمراجعة التقارير المالية الدورية المقدمة من قبل المشروعات وإعداد تقرير مراجعة مفصل للجنة متابعة المشروعات بالصندوق لاتخاذ القرار الخاص بالتحويل المالي حيث يكون القرار:

§ عمل التحويل في حالة عدم وجود ملاحظات.

§ في حالة وجود ملاحظات على التقرير المالي يتم مخاطبة مدير المشروع لاستيضاح الملاحظات.

§ في حالة وجود ملاحظات جوهرية يتم مخاطبة مدير المشروع لعمل التعديل اللازم وتقديم تقرير مالي جديد.

المرحلة الثالثة: وتمثل مرحلة إعتماد طلب التحويل وإجراء التحويل المالي طبقاً لما يلى:

- في حالة استيفاء ملاحظات المراحعة أو عدم وجود ملاحظات على التقرير المالي، فيتم التدقيق المحاسبي النهائي للتقرير وإضافة مصروفات المشروع إلي قاعدة البيانات الخاصة بالصندوق.

- يتم إعداد طلب التحويل المالي واعتماده من مدير الصندوق وإرساله إلي مدير وحدة إدارة المشروعات.

- يتم إجراء التحويل إلي الحساب البنكي للمشروع من خلال الوحدة المحاسبية بوحدة إدارة المشروعات وإخطار إدارة المشروع بإتمام التحويل المالي.

 

الدورة المحاسبية لمشروعات صندوق تطوير التعليم العالي

أعلى

 

المصروفات بالجنيه المصري للمشروعات يتم تحويلها من خلال الوحدة المحاسبية لوحدة إدارة المشروعات بعد اعتماد التقرير المالي من إدارة الصندوق. ويتم التحويل المالى إلى الحساب البنكى للمشروع والذى يتم فتحه بخطاب من رئيس الجامعة وكذلك قفله بعد الإنتهاء من إجراءات تسليم المشروع نهائياً.

2. المصروفات بالعملة الأجنبية للمشروعات ويتم التحويل من خلال الوحدة مباشرة وذلك بعد اعتماد إجراءات التوريدات أو التعاقد. وتشمل هذه المصروفات البنود التالية:

- تعاقدات مع استشاريين أو خبراء أجانب ويتم الصرف بعد إتمام المخرجات الخاصة بالمهام.

- تكاليف السفر للخارج شاملة الانتقالات Transportation والإقامة Accommodation وبدل السفر Per-Diem ورسم الإشتراك فى المؤتمرات أو الدورات التدريبية وخلافه. يتم الصرف نقديا من وحده المشروعات ويجوز صرف 80%من المصروفات مقدماً على أن يتم التسوية بعد العودة من السفر مقابل المستندات الدالة على الصرف مع تعدى الحدود بقائمة البنك الدولى للإقامة وبدل السفر.

- الشراء الدولى للمعدات والبرمجيات ومستلزمات التشغيل والكتب الغير متوفرة محلياً

3. توجد بعض بنود الصرف تتطلب موافقة مسبقة من ادارة الصندوق تشمل: المعدات، البرمجيات، الشراء الدولي، السفريات الخارجية، التعاقد من الباطن بقيمة تزيد على 20.000 جنيه، التعديلات الجوهرية في الخطة المالية للمشروع. كما توجد بعض البنود التى لا يجوز تمويلها من خلال ميزانية المشروع وتشمل المصاريف العلاجية ومصاريف الطعام والمشروبات والضيافة.

4. وفى جميع الأحوال يجب إتباع الإشتراطات الخاصة بالتوريدات والتعاقد مع الاستشاريين والالتزام بالقواعد المالية المححدة بالمحق الثانى بتعاقدات المشروعات.

5. يجب ألا تتعدي قيمة المكافآت 30% من ميزانية المشروع. كذلك المعدات يجب ألا تتعدي 30% من ميزانية المشروع. ويمكن استخدام احتياطى تمويل بواقع 10% من ميزانية المشروع لتغطية أي من البندين السابقين حسب احتياجات وطبيعة كل مشروع على ألا تتعدي مجموعها للبندين 70% من إجمالي الميزانية.

وقد تم اكتساب الكثير من الخبرات فى الفترة السابقة تشمل:

- تدريب كوادر كثيرة على خبرة بالإجراءات والمتابعة المالية.

- يتم الشراء مباشرة من خلال المشروعات ولا يتم الشراء بصورة مركزية وذلك لتحقيق قدر أكبر من المرونة في إجراءات الشراء والحصول على المواصفات المطلوبة للأجهزة لتناسب احتياجات كل مشروع.

- تقوم الوحدة المالية بوحدة إدارة المشروعات بالتحويلات اللازمة للشراء الدولي وذلك لتحقيق أكبر قدر من السيولة للمشروعات.

- أنشاء نظام إلكترونى لمتابعة وتحليل المصروفات وكذلك قاعة بيانات يتم العمل بموجبها داخل إدارة الصندوق.

 

أعلى