| |
|
|
| |
|
|
| |
من أهم أساسيات عملية التطوير فى منظومة التعليم العالى هى رفع أداء المشاركين فى تنفيذ مشاريع التطوير. وفى إطار منهجية تحسين أداء الصندوق ومشروعاته، فقد رأت إدارة الصندوق الحاجة الماسة للتعاون مع مؤسسات التعليم العالي لرفع كفاءة أعضاء هيئة التدريس والمعاونين المشاركين فى تنفيذ المشروعات ووحدات إدارة المشروعات وكذلك المشاركين فى أعمال الإدارة ومتابعة المشروعات بالصندوق. ولتحقيق ذلك فقد نظمت إدارة الصندوق العديد من ورش العمل وجلسات العصف الذهني والمناقشات الاستطلاعية ودراسة حالات تطبيقية. فقد تم عقد 108 ورشة عمل للتدريب شارك فيها ما يزيد عن 35 خبيراً فى المجالات المتخصصة. وتلقى التدريب 10833 متدرباً وشملت 3500 تدربوا مباشرة من قبل إدارة الصندوق، 7333 تدربوا بالجامعات تحت إشراف الصندوق. وقد شملت أعمال التدريب ما يلى:
|
|
| |
|
|
| |
1- التدريب عن كيفية إعداد مقترحاً للمشروعات How to Write a Proposal بغرض التقدم للحصول على تمويل من الصندوق فى الدورات الأربعة. وتم عقد 25 ورشة عمل بهذا الخصوص شارك فيها 1067 عضو هيئة تدريس شملت أربعة ورش عمل لتدريب المدربينTraining of Trainers (ToT) لعدد 90 مدرباً نفذوا 45 ورشة عمل بالجامعات المختلفة فى ثلاث مجالات شملت العلوم الهندسية والزراعية، العلوم الطبية، العلوم الإنسانية.
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
إحدى ورش عمل تدريب المدربين على إعداد مقترحات المشروعات
|
|
| |
|
|
| |
2- حيث أن إدارة الصندوق تهدف أساساً الىتمويل مشروعات ذات جودة عالية، لذلك رأت إدارة الصندوق تقديم العون الفني والإداري للمشروعات الممولة من أجل الإرتقاء بجودة تنفيذ تلك المشروعات، فقد تم عقد عشر دورات تدريبية وورش عمل حول كيفية إدارة المشروعات Project Management لفرق إدارة المشروعات حضرها 789 مشاركاً.
3- عقدت إدارة الصندوق عشر ورش عمل للتدريب فى الجوانب والإجراءات المالية للمسئوليين الماليين بمختلف الجامعات ومحاسبين وفرق إدارة المشروعات الممولة حيث عقدت ورشتى عمل بجامعة الإسكندرية وواحدة بجامعة المنيا وواحدة بجامعة طنطا بينما عقدت باقي الورش في القاهرة. وكان إجمالى المتدربين بتلك الدورات 260 محاسباً حيث كانت السمة المميزة لتلك الدورات هو التدقيق المالى Financial Auditing.
4- عقدت إدارة الصندوق 4 ورش عمل للتدريب على إجراءات التوريدات والشراء الدولى لعدد 68 من مسئولى التوريدات بوحدات إدارة مشروعات التطوير بالجامعات المختلفة
5- Procurement and International Shopping. وقد شارك فى التدريب مسئولو وحدة التوريدات بوحدة إدارة المشروعات والمهندس/محمود جمال الدين من قبل البنك الدولى.
6- التدريب على قواعد المتابعة والتقييم Monitoring and Evaluation (M&E) لعدد 711 عضواً من فرق إدارة وتنفيذ المشروعات من خلال 6 ورش عمل تدريبية.
7- التدريب على إعداد التقارير الدورية والنماذج الفنية والمحاسبية Progress and Interim Reports للمشروعات الجارى تنفيذها من خلال 4 ورش عمل شارك فيها 474 عضواً من فرق إدارة وتنفيذ المشروعات.
8- التدريب على جودة الإدارة Quality Management من خلال ورشة عمل واحدة شملت أساليب التقييم المؤسسى ورفع كفاءة إدارة العمل وحضرها 25 من أعضاء هيئة التدريس المشاركيين فى المتابعة والتقييم للمشروعات.
9- نسقت إدارة الصندوق لثلاث دورات تدريبية عن التعلم الإلكترونى E-Learning: الأولى عبارة عن مقدمة عن أساسيات التعلم الإلكترونى تم عقدها بجامعة حلوان لمدة يوم واحد شارك فيها 42 عضواً من المشروعات الجارى تنفيذها، والدورة الثانية كانت لبرنامج تدريبى إلكترونى On-line training مدتها ستة أسابيع عن مهارات ومفاهيم التعليم الإلكتروني، والثالثة كانت دورة تدريبية عن أساسيات التعلم الإلكتروني والمواصفات الدولية الواجب مراعاتها في تصميم المقررات الإلكترونية حضرها 64 مشاركاًً من فرق إدارة المشروعات المشتغلين في مشروعات ممولة من الصندوق تتعلق بالتعلم الإلكتروني بمختلف أشكاله.
10- شارك 12 عضو هيئة تدريس من أعضاء لجان المتابعة والتقييم بالصندوق في ورشتين عمل عقدهما البنك الدولى فى القاهرة. الأولى لمدة يوم واحد عن تقييم الأثر لمشروعات التطوير Impact Evaluation فى فندق كونرد فى مارس 2006. أما الثانية فكانت لمدة 5 أيام فى يونيو 2006 عن إعادة هيكلة مؤسسات التعليم والمتابعة والتقييم عقدت فى مجمع مبارك بمدينة السادس من أكتوبر.
11- أقيمت ورشة عمل لمدة ثلاثة أيام لأعضاء لجان متابعة المشروعات والسكرتارية والمحاسبين بالصندوق على نظام إدارة المستندات إلكترونياً Jupiter لعدد 19 متدرباً وذلك بعمل الكمبيوتر بوحدة إدارة المشروعات فى ديسمبر 2005.
12- نظمت دورة تدريبية لرفع كفاءة السكرتارية (عدد 4) والمحاسبين (عدد 2) لمستوى متقدم فى برامج MS Office مع التركيز على نظم قواعد البيانات Data Base بإستخدام برامج ACCESS and EXCEL وذلك لمدة شهرين بمعدل 9 ساعات تدريب عمل جماعى أسبوعياً.
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
جاانب من المناقشات فى إحدى ورش العمل التى نظمتها إدارة الصندوق
|
|
| |
|
|
| |
وقد تم إتباع نموذج كيرك باتريك لتقييم نتائج التدريب المباشرة ومتوسطة وطويلة الأجل. فقد تم مراعاة تقييم التدريب مباشرة أثناء ورش العمل من خلال ملاحظات المتدربين وإستمارات الإستبيان التى تم إعدادها لهذا الغرض. كما تم تقييم نتائج التعلم والسلوك والأداء من خلال مراحل تنفيذ المشروعات وإستفادة المتدربين من عناصر التدريب ومجالات رفع الكفاءة والمهارات.
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
وضعت إدارة الصندوق نظام متابعة للمشروعات الممولة كآلية مقننة للمتابعة والتقويم للتأكد من جودة تنفيذ أنشطة تلك المشروعات وتحقيق مخرجاتها طبقا للضوابط والأسس المرجعية المحددة. وتقوم إدارة الصندوق بمراجعة نظام المتابعة بإستمرار وفقا لإحتياجات العمل و تقدم أداء المشروعات الممولة ومتابعة البنك الدولي ويتم نشر المعلومات الخاصة بالمتابعة على الموقع وإتاحتها للفئات المستفيدة حيث ترتكز مهام المشاركين فى المشروعات والجامعات والمحكمين والمقومين ولجنة الصندوق على أنشطة المتابعة والتقييم كالتالى:
· على مستوى المشروع.
· على مستوى الجامعة / المؤسسة التعليمية.
· على مستوى إدارة الصندوق
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
ويمكن تلخيص اجراءات المتابعة والتقييم على النحو التالى
|
|
| |
على مستوى المشروع |
|
| |
|
|
| |
كانت الجوانب الرئيسية للتعامل مع المشروعات مبنية على الأسس التالية:
 فريق إدارة المشروع بأكمله مسئول عن التنفيذ وليس مدير المشروع بمفرده ويتم تسليم إستمارة المسئولية التضامنية الموقعة من فريق الإدارة قبل البدء فى تنفيذ المشروع.
لا يتم عمل تعديل فى تشكيل فريق إدارة المشروع إلا فى الحالات الإستثنائية الضرورية والتى لا تتم إلا بعد موافقة إدارة الجامعة على التعديل المطلوب.
التنفيذ لا مركزى حيث أن التوريدات والمشتريات وبنود الصرف الأخرى تتم من خلال إدارة المشروع وليس من خلال إدارة الصندوق.
توجد بعض بنود الصرف-تم تحديدها فى دليل المتابعة والتقييم وشرحها فى ورش العمل- تتطلب موافقة مسبقة من إدارة الصندوق للبدء فى إجراءاتها والحصول على عدم ممانعة لإتمامها.
يقوم مدير المشروع بإعداد التقارير المالية والذى له حق التوقيع الأول بالحساب البنكى للمشروع بعد إعتمادها من خلال المسئول المالى بوحدة إدارة المشروعات بكل جامعة والذى له حق التوقيع الثانى بالحساب البنكى للمشروع.
المراسلات تكون مباشرة بين مدير المشروع ومدير الصندوق ويتم توجيه صور مبلغة لمدير الوحدة وإدارة الكلية عند اللزوم.
تم توجيه مديرى المشروعات على تسليم صورة من التقارير الدورية إلى مدير الوحدة والقسم/إدارة الكلية.
يتم عمل التحويلات المالية بعد إعتماد التقرير الدورى وبعد صرف ما لا يقل عن 75% من آخر تحويل مالى للمشروع.
|
|
| |
|
|
| |
ويقدم كل مدير مشروع تقريراً دورياً يلخص التقدم محتوياً على مراحل التقدم شاملاً ما يلى:
(أ) قسم رقمى ويحتوى على:
- عدد المناهج والبرامج التعليمية الجديدة
- عدد الطلاب الملتحقين بهذه البرامج
- العدد الكلى للطلاب الذين يشملهم المشروع
- مواصفات الطلاب المشاركين
- المعدات الجديدة وكيفية إستخدامها .
(ب) قسم وصفى يحتوى على شرح مختصر لكيفية تنفيذ المشروع وسبل نجاح تحقيق الأهداف ومدى تأثيره على المؤسسة التعليمية مرفقاً به مخرجات المشروع ووسائل تقييمها.
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
يتم عقد مؤتمرات قصيرة أثناء فترة المشروع لتحليل المعلومات حول المشروعات الممولة من الصندوق ولتقييم تأثيرها على الجودة والكفاءة والإرتباط فى مجال التعليم. كما يشارك أحياناً فى هذه المؤتمرات واللقاءات بالإضافة إلى المنفذين والمستفيدين من عملية التطوير، بعض الخبراء الأجانب للإفادة بأهم التوصيات للوصول إلى أعلى مستوى تقنى ممكن للمشروعات.
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
المتابعة والتقييم على مستوى الجامعات والمؤسسات التعليمي |
|
| |
|
|
| |
تقدم الجامعة/المؤسسة التعليمية تقريرا لإدارة الصندوق محتوياً على الاتجاهات التى تأثرت بالأنشطة الخاصة بالمشروعات الممولة من الصندوق فى التعليم العالى ، وبذلك تستطيع لجنة الصندوق تقدير التأثير الأكبر للمنحة فى مشروع تطوير التعليم العالى ككل، ويلقى التقرير الضوء على مناطق مثل: التطوير الإدارى للجامعة/ المؤسسة التعليمية، تطوير تأهيل هيئة التدريس، إرتباط وكفاءة النظام ككل |
|
| |
|
|
| |
وبالتوازى مع بدء مشروعات تطوير التعليم، فقد تم انشاء وحدات لادارة المشروعات بكل جامعة لتكون ممثل الجامعة ومركز الاتصال الرئيسي للجامعة ووحداتها مع وحدة إدارة مشروعات تطوير التعليم العالي ومصادر التمويل المتاحة ومنسق أنشطة التطوير داخل وحدات الجامعة. ولقد حرصت إدارة الصندوق على التعاون الكامل والتنسيق مع هذه الوحدات فى دعم ومتابعة المشروعات. |
|
| |
|
|
| |
ويوضح الشكل التالى الهيكل التنظيمى لوحدة إدارة المشروعات بجامعة الزقازيق كنموذج لما يتم بداخل الجامعات. ويجدر بالذكر بطبيعة وجود اختلافات فى هذا الهيكل من جامعة إلى أخرى طبقاً للسياسات المتبعة فى كل جامعة.
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
دور وحدات إدارة مشروعات التطوير بالجامعات كان عنصراً فعالاً فى التقييم المستمر للمشروعات الممولة من الصندوق
|
|
| |
|
|
| |
المتابعة والتقييم على مستوى إدارة الصندوق
|
|
| |
وضعت إدارة الصندوق نظاماً لمتابعة المشروعات الممولة كآلية مقننة للمتابعة والتقويم للمشروعات للتأكد من جودة تنفيذ أنشطة تلك المشروعات وتحقيق مخرجاتها طبقا للضوابط و الأسس المرجعية المحددة.وتقوم إدارة الصندوق بصورة مستمرة بمراجعة نظام المتابعة بإستمرار وفق إحتياجات العمل وتقدم أداء المشروعات الممولة ومتابعة البنك الدولي حيث ويتم نشر المعلومات الخاصة بالمتابعة على الموقع وإتاحتها للفئات المستفيدة. وقد تم الإعداد الجيد منذ المراحل الأولى لبدء التنفيذ لوضع آلية ديناميكية لأعمال المتابعة والتقييم شملت ما يلى:
1. إعداد دليل المتابعة والتقييم وإرشادات للخطوات الإجرائية للتنفيذ. وقد تم مراجعة الدليل وإعادة إصداره أربعة مرات.
2. إعداد نماذج التقارير الدورية والتى تم إختصارها وضغطها بناء على التغذية الراجعة Feedback من مديرى المشروعات. وتم تعديل نظام تسليم التقارير من ربع سنوية إلى نصف سنوية وتقارير بينية مختصرة عبارة عن نموذج فنى وآخر مالى فقط تسلم فى منتصف مدة التقرير نصف السنوى. وقد تم تعديل عدد نماذج التقارير من 26 نموذجاً نصفها فنى والآخر مالى إلى 19 نموذجاً تحتوى على 6 نماذج فنية فقط بدلاً من 13 نموذجاً.
3. تكوين نظام لإدارة عملية المتابعة والتقييم طبقاً للموضح بالهيكل التنظيمى المرفق والذى تم إتباعه أثناء فترة تنفيذ كل المشروعات التى تم تمويلها.
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
الهيكل التنظيمى للجان المتابعة والتقييم بإدارة الصندوق
|
|
| |
|
|
| |
وقد تم الإستفادة بخبرات المشروعات السابق تمويلها فى مصر مثل مشروع الترابط مع الجامعات الأمريكية والمشروعات الممولة من الاتحاد الأوربى Tempus ومشروع مبادرة التعليم المصرية Egyptian Education Initiative, EEi وغيرها من المشروعات. وقد تم الإستعانة بالأصول العلمية والتجارب السابقة والمراجع الأساسية فى هذا المجال وتشمل-على سبيل المثال لا الحصر- ما يلى:
|
|
| |
 IELP-II, 2003 "Monitoring & Evaluation Handbook", Robert E. Burch, Editor, Academy for Educational Development, USAID.
|
|
| |
Jody Zall Kusek and Ray C. Rist, 2004, "A Handbook for Development Practitioners: Ten Steps to a Results-Based Monitoring and Evaluation System.", The World Bank. |
|
| |
United National Development Programme (UNDP), 2002, "Handbook on Monitoring and Evaluating for Results.", New York: UNDP Evaluation Office. |
|
| |
|
|
| |
بالإضافة إلى تجارب المشروعات الممولة على مستوى العالم والمنشورة على شبكة الإنترنت.
وتتم عملية المتابعة والتقييم لتنفيذ المشروعات من خلال العديد من الآليات تشمل الآتى:
 مراجعة ومتابعة التقارير الدورية النصف سنوية والبينية ربع سنوية والختامية.
عقد اجتماعات مع فرق إدارة المشروعات والأطراف المعنية لحل مشاكل المشروعات أثناء التنفيذ.
المراسلات المتتابعة والمتعاقبة مع مديرى المشروعات.
الإتصالات التليفونية لمتابعة مراحل التنفيذ.
الزيارات الميدانية فى حضور ممثلى المتابعة بالجامعة وأعضاء لجنة متابعة المشروع بالصندوق وخبير فى مجال التخصص يتم إختياره من قبل الصندوق.
عقد لقاءات جماعية لإدارة فرق المشروعات لتبادل الآراء والخبرات والتعاون فى التنفيذ.
عقد ورش عمل تخصصية فى مجالات محددة لرفع الكفاءة والمهارات وكذلك لتعظيم الاستفادة من مخرجات المشروعات.
حضور ورش العمل والمؤتمرات المحلية والدولية وما يتم نشره فى المجلات العلمية من قبل بعض مديرى المشروعات.
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
مجموعة من أعضاء لجان المتابعة والتقييم بإدارة الصندوق
|
|
| |
بالإضافة إلى ما سبق فإن دراسات قياس الأثر والتتبع Impact Assessment and Tracer Studies تعتبر جزءاً من التقييم الكلى وتقوم وحدة إدارة المشروعات (PMU) بالتعاقد مع جهات خارجية لإجراء دراسات تتبع لمعرفة أنماط تعيين الخريجين للمشروع وللجامعة/المؤسسة التعليمية ككل. وبالإضافة إلى ذلك تتعاقد الوحدة على عمل مسح لعينات من الطلبة والأساتذة للحصول على معلومات عن نواحى متعددة من تأثير المشروع. |
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
نظم تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالصندوق
|
|
| |
|
|
| |
قامت إدارة صندوق مشروع تطوير التعليم العالي بتصميم أربع منظومات لنظم تكنولوجيا المعلومات وتشمل:
1. الموقع الإلكترونى للصندوق على شبكة الإنترنتWeb Site .
2. قاعدة بيانات خاصة بالمشروعات الممولة من الصندوق Data Base.
3. نظام المتابعة المالية للمشروعات الممولة من الصندوق
HEEPF' Projects Accounting system.
4. نظام الدورة المستندية الإلكترونية Jupiter System
ويمكن إيجاز تلك الأنظمة على النحو التالى:
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
تم تصميم الموقع الإلكتروني الخاص بصندوق مشروع تطوير التعليم العالي بحيث يعكس الموقع حركة العمل المستمرة بالصندوق والمشروعات التي يمولها بحيث يعد مصدراً رئيسياً للمعلومات والمستندات لمديري المشروعات والوحدات. وقد تم مراعاة وجود مستويات متعددة السرية لتتبع الموقع بحيث يتدرج التتبع من التصفح العام ثم الخاص بالمشروعات، ثم الخاص بلجان المتابعة، ثم الخاص بالإدارة. وكذلك مراعاة أن يتم عرض بيانات عامة عن الصندوق وأهدافه وأنشطته المتعددة ووسائل الإتصالات المتنوعة مع إدارة الصندوق ، تم عرض بيانات عن نظم المتابعة والتقييم التى تتم بالصندوق، تقييم أداء الصندوق بحيث يتم عرض أخر تقرير لتقدم الأعمال بالصندوق بما يضم من أنشطة ومخرجات تم الإنتهاء منها مع وضع خطة عمل للمرحلة التالية.
|
|
| |
وقد قامت إدارة الصندوق بتطوير الموقع الإلكتروني الخاص بها بحيث يتم مراعاة الخصائص الأتية ليصبح الموقع مرآة تعكس ما يجري في الصندوق من تطوير لزوار الموقع المهتمين بإستراتيجية تطوير التعليم العالي في مصر والتي تتم من خلال هذا الصندوق:
|
|
| |
|
|
| |
? بيانات عامة عن إدارة الصندوق والهيكل التنظيمى.
? المستندات الخاصة بالتقدم إلى المشروعات.
? نظام المتابعة والتقييم بالصندوق.
? تقييم أداء الصندوق.
|
|
| |
? عرض المشروعات التي يمولها HEEPF: تم تزويد الموقع بقائمة تسمي "مشروعات HEEPF" والتي يمكن من خلالها أن يتصفح زائر الموقع جميع المشروعات التي يمولها الصندوق والتي تم تصنيفها تبعاً لما يلى:
|
|
| |
§ نطاق / طبيعة المشروع (Category) .
§ مجال تخصص المشروع (Specialty).
§ الدورة التي يتبعها المشروع (Cycle).
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
? عرض الأحداث الهامة Events والإعلان عن الأخبار الجديدة Announcements بحيث تعرض قوائم بمواعيد مؤتمرات التسليم /التسلم الخاص بالمشروعات التي انتهت مدتها التعاقدية وجاري تسليمها بالإضافة الى الإعلان عن ورش العمل بالصندوق وعن زيارات بعثات البنك الدولى للصندوق وخلافه.
? تحميل المستندات الهامة: تم إضافة ملفات تحتوي علي مستندات خاصة بالمشروعات التي يتم تسليمها أو متابعتها بعد التسليم أو أثناء مدتها التعاقدية داخل قائمة Public Section .
? استطلاع آراء زوار الموقع Feedback)): كان حتمياً علي إدارة الصندوق أن تهتم برأي زوار الموقع في الصندوق وأنشطته والموقع ذاته لذا كان من الضروري أن يجيب الموقع علي الأسئلة التي تدور في ذهن زوار الموقع ولذلك تم تحديث القوائم التالية: أتصل بنا و استفسارات و الأسئلة المتكررة وعدد الزوار.
? قائمة بالمواقع الإلكترونية وثيقة الصلة بالصندوق: يقدم الموقع للزائر قائمة بأسماء المشروعات والوزارات وثيقة الصلة بالصندوق كما يلي:
أ- مشروعات التطوير (Enhancement Projects) : HEEP ، FLDP ، ICTP، FOEP ،Tempus .
ب- الجهات ذات الصلة بوزارة التعليم العالي للبحث العلمى: كوزارة التعليم العالي والمجلس الأعلى للجامعات وشبكة الجامعات المصرية وأكاديمية البحث العلمي والتكنولوجيا.
ج- مواقع أخري: كبوابة معلومات مصر مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار ، وزارة التربية والتعليم بجمهورية مصر العربية ، وزارة الدولة للتنمية الإدارية بجمهورية مصر العربية ، وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات بجمهورية مصر العربية.
|
|
| |
|
|
| |
قاعدة البيانات Data Base |
|
| |
|
|
| |
تم تصميم نظام قاعدة البيانات لحفظ وعرض كافة المعلومات التى تخص المشروعات التي يمولها الصندوق. وتشمل قاعدة البيانات جميع المعلومات الخاصة بالبيانات التعاقدية، الفنية، المتابعة والتقييم، التسليم/ التسلم التى تخص جميع المشروعات وإدخال أى تحديث على هذه البيانات كتمديد المشروع أو تغييرأعضاء الفريق الإدارى. كما تشمل قاعدة البيانات ادخال كافة البيانات المالية للمشروع بحيث يتم ادخال تحليل مصروفات المشروع خلال التقارير الربع سنوية أو النصف سنوية مع إدخال قيمة التحويلات المالية التى تمت للمشروع بمختلف العملات خلال نفس الفترات بما يتناسب مع النظام المالى القائم بوحدة إدارة المشروعات، ويتزامن الأن إدخال البيانات مع ورودها لإدارة الصندوق. وقد تم تصميم قاعدة البيانات بشكل يسمح بعمل تقارير لتقييم الأداء الفنى والمالى للمشروعات. كما تسمح بعمل احصائيات عن أداء مشروعات التطوير بداخل الكلية، الجامعة، أو فى مجال التخصص الواحد وغيرها.
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
نظام المتابعة المالية لمشروعات الصندوق HEEPF' Projects Accounting system
|
|
| |
|
|
| |
تم تصميم النظام المحاسبى للصندوق بحيث يهدف إلى تقييم أداء المشروعات المالى وأداء الصندوق بما يتماشى مع النظم المحاسبية القائمة بوحدة المشروعات. ومن ثم يتم تسجيل التحليل المالى للصرف لكل المشروعات دورياً بمجرد استقبال التقارير الربع سنوية أو النصف سنوية للمشروعات. وتسمح قاعدة البيانات بإجراء التحليل المالى لميزانيات المشروعات من حيث:
|
|
| |
|
|
| |
- حساب إجمالى التحويلات بالعملة المصرية والأجنبية، إجمالى المنصرف، بنود الصرف المختلفة ونسب الصرف فى هذه البنود، والمتبقى المتاح من الميزانية.
|
|
| |
- حساب إجمالى التحويلات والمصروفات لكل جامعة على حده.
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
عمل الأشكال البيانية فى نهاية كل شهر لتقييم أداء الصندوق موضحاً حركة المصروفات بالنسبة لحركة التحويلات لكل مشروع ولكل جامعة، ومن ثم يمكن مقارنة نسب الصرف تحت البنود المختلفة. |
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
نموذج لإحدىالرسومات البيانية لتحليل المصروفات فى نظام المتابعة المالى للصندوق
|
|
| |
|
|
| |
نظام جوبيتر للدورة المستندية الإلكترونيةٍ Jupiter System |
|
| |
|
|
| |
نظام"Jupiter" هو نظام إدارة الكترونى للتعامل مع المستندات الخاصة بالمشروعات التي يمولها الصندوق بصورة تسهل إيجادها واستعادتها. وفيما يلى عرض للمحتويات التى يتم حفظها لكل مشروع من المشروعات ال 158 التي يمولها الصندوق شاملاً: المراسلات (الصادر والوارد الخاص بالمشروعات)، تقارير الزيارات الميدانية، التحويلات المالية، البيانات الخاصة بمديري المشروعات، محاضر اجتماعات اللجنة القومية لإدارة الصندوق، تقاريرتقدم الأعمال الفنية والمالية الدورية التى تقدمها المشروعات، و تقارير ومحاضر إستلام المشروعات.
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
كما يعمل نظام "Jupiter" على حفظ الوثائق الخاصة بجميع إجتماعات مجالس إدارة الصندوق مع تسجيل تقارير تقدم الأعمال الخاصة بالصندوق، بالإضافة إلى تسجيل تقارير متابعة زيارات البنك الدولى للصندوق. ويستهدف النظام حفظ ما يزيد عن 500.000 مستند خاص بالمشروعات وبتقارير الصندوق. وقد تم بالفعل البدء فى تشغيل النظام من أول سبتمبر 2006 وبطاقة 3000 ورقة يومياُ. وللوصول بالنظام إلى أعلى كفاءة ممكنة يتم عمل مراجعة دورية لحفظ المستندات بحيث يتم تحديد التعديلات المطلوب تنفيذها من قبل وحدة إدارة المشروعات.
|
|
| |
|
|
| |
|
|
